Organisaties zijn de afgelopen jaren op technologisch gebied sterk veranderd. In veel gevallen is dit geen eigen keuze geweest. Of het nu de klanten zijn, de concurrentie of de komst van nieuwe technologieën, vaak wordt een organisatie door zijn omgeving gedwongen mee te gaan met de tijd. De komende jaren zal deze druk alleen maar toenemen. Organisaties doen er goed aan om continu mee te gaan met de laatste ontwikkelingen op hun vakgebied, anders wordt de tech-gap hen fataal.
Voorkom een tech-gap
Dennis Faas
Een tech-gap is het verschil tussen de huidige technologische mogelijkheden in een organisatie en de technologische mogelijkheden in het meest ideale scenario. In de praktijk verandert de technologie echter veel sneller dan andere onderdelen in een organisatie, waardoor er grote druk ontstaat om op technologisch gebied dingen te veranderen.
Mind the gap
Veel middelgrote tot grote organisaties willen graag nieuwe technologie toepassen. (In)direct worden deze organisaties hiertoe ook gedwongen door hun klanten en concurrenten. De technologie is immers beschikbaar. Een organisatie die enkele jaren geleden nog voorop liep met de allernieuwste technologie, is inmiddels dubbel en dwars ingehaald door een disruptieve start-up. Deze start-ups hebben veel meer innovatiekracht dan de grote organisaties, omdat zij geen oude legacysystemen hebben waar rekening mee gehouden moet worden. Deze legacysystemen zorgen niet alleen voor een beperking van de innovatiekracht, maar ook voor ontevredenheid bij het personeel. Zij verspillen kostbare tijd aan tijdrovende, repetitieve handmatige taken.
Concurrentie
Met de inzet van technologie kan een organisatie minder personeel inzetten of kan het personeel andere, uitdagende werkzaamheden laten uitvoeren. Dit bespaart kosten of levert innovatie, waardoor er concurrentievoordeel behaald kan worden. Als technologie er dan ook nog voor zorgt dat bedrijfsprocessen efficiënter worden ingericht, kan een aanzienlijke tijd bespaard worden. Hierdoor kan een organisatie de focus houden op de corebusiness en loopt het nog verder uit op de concurrentie. De vraag óf organisaties technologie moeten inzetten, is dan ook niet relevant, maar vooral wannéér (nieuwe) technologie moet worden omarmd. Uitstel betekent namelijk een groeiende tech-gap en een achterstand op de concurrent die wel investeert in technologie.
Tech-gapanalyse
Om een tech-gap te onderzoeken, kan een organisatie een tech-gapanalyse uitvoeren. Deze analyse kan zwakke punten ontdekken en maakt inzichtelijk welke technologie behouden, gerepareerd of verwijderd moet worden. Dit inzicht in de huidige situatie is van cruciaal belang om een stip op de horizon te bepalen en het helpt om te besluiten over investeringen in de juiste technologie. Deze besluiten kunnen ontwikkeltrajecten verkorten en organisaties flexibeler maken, waardoor er aan de behoeften van alle stakeholders voldaan kan worden. Het uitvoeren van de tech-gapanalyse kan in vier stappen: analyseren, identificeren, evalueren en implementeren.
Voorkom een tech-gap
Bij het uitvoeren van de tech-gapanalyse is het belangrijkste doel om te begrijpen wat de oorzaak van het probleem is. Deze kun je achterhalen door processen te analyseren, maar ook het interviewen van personeel en klanten kan veel bruikbare informatie opleveren. In de identificatiefase bepaal je de ideale toekomst, zonder rekening te houden met de huidige middelen en beperkingen. Tijdens deze brainstorm mag er groot gedacht worden, ook al weet je dat de organisatie duidelijk nog tekortschiet op bepaalde onderdelen. In de volgende fase kunnen oplossingen worden geëvalueerd. Zodra je de analyse en de gewenste toekomst samenvoegt, wordt snel duidelijk wat er nog ontbreekt om resultaat te behalen. Op basis van prioriteiten kan een organisatie bepalen welke tech-gap als eerste aangepakt moet worden. Daarna kan gestart worden met de implementatie van het plan om de tech-gap te minimaliseren. Aan de hand van een duidelijke strategie en doelstellingen kunnen andere stakeholders worden overtuigd en meegenomen in het plan.
Stip op de horizon
In het plan om de tech-gap te minimaliseren worden langetermijndoelen gesteld, zodat er een duidelijke stip aan de horizon is. Vanuit deze stip kan een organisatie terugwerken naar de huidige technologie. Samen met de stakeholders worden de stappen bepaald en iedereen in de organisatie weet welke richting de organisatie opgaat en wat de doelen zijn. De stip op de horizon kan voor rust in de organisatie zorgen en geeft (potentiële) klanten een kijkje in de toekomst van de organisatie waar ze mee gaan samenwerken. De stip op de horizon moet echter geen doel op zich worden. Een organisatie kan zich bijvoorbeeld te veel vasthouden aan het verleden. En iets wat ooit goed heeft gewerkt, is geen garantie voor de toekomst.
Stapje voor stapje
De stip mag gedurende de jaren dus best een stukje naar links of rechts verschuiven. Zeker als de omgeving hierom vraagt, zoals onverwachte ontwikkelingen en nieuwe technologieën. Hiervoor is het belangrijk om het plan in kleine stappen op te delen. Op deze manier bereik je stap voor stap jouw stip en kun je flexibel optreden bij een verandering. Een organisatie doet er goed aan om goed op de hoogte te zijn en blijven van de nieuwste technologieën en oog te hebben voor de toekomst, zodat een tech-gap niet fataal wordt.
Bron: Dennis Faas - Artikel Digitalisering - De Credit Manager 1 - 2022