Curve Light

Case study Mail to Pay verzorgt dunningtraject NLE

client-logo
client-image

“Kostenefficiënt, heldere communicatie en verbeterd betaalgedrag.”

Dirkjan Ensing, Head of Accounting NLE


Mail to Pay verzorgt voor NLE het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand.

Over NLE

Innovatief en uitdagend. Die twee woorden vatten NLE aardig samen. Het energiebedrijf presenteerde zich in 2005 als prijsvechter op de energiemarkt en is daar niet meer weg te denken. Sterker nog, ze braken eind 2016 ook de telecommarkt op die manier open. Om scherpe prijzen te kunnen bieden, zorgt NLE er onder andere voor dat op de achtergrond alles zo efficiënt mogelijk verloopt. Voor een gestroomlijnd incassotraject hebben ze Mail to Pay ingeschakeld.

Mail tot Pay verzorgt voor NLE het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand. Dit gaat via e-mail, brief, sms en gerobotiseerde telefoongesprekken. Aan de e-mails en sms-berichten is een betaallink gekoppeld waarmee debiteuren direct in hun eigen internetbankierenapp kunnen betalen. In alle communicatie, ook in de betaalomgeving, staat de naam van NLE en ook de ‘look and feel’ van de mails is NLE. Het proces verloopt geheel automatisch en is via een door Mail to Pay gebouwde interface gekoppeld aan de systemen van NLE.

Eén incassopartner

“Hiervoor werkten we met best veel verschillende partners in het dunningtraject”, vertelt Dirkjan Ensing, Head of Accounting, Tax & Control bij NLE. “Dat werd wat rommelig en onoverzichtelijk; de een stuurde een sms, de ander gebruikte een belrobot en de volgende verzond e-mails. Dat hebben we nu allemaal op een slimme manier bij één partner, Mail to Pay, ondergebracht. Onze doelstelling: een kostenefficiënt proces, heldere communicatie en een verbeterd betaalgedrag bij debiteuren. Op alle drie de punten zien we verbeteringen.”

Persoonlijk

Communicatie is een belangrijk punt voor NLE, zegt Karen Stange van de afdeling Branding & Communicatie. “Je wilt dat klanten tevreden zijn en bij je blijven. Persoonlijke communicatie is daar een belangrijke schakel in en Mail to Pay biedt die mogelijkheid ook. Verder kunnen we in het systeem heel makkelijk zien welke acties er precies ondernomen zijn richting een debiteur. Wanneer een mail is verstuurd, bijvoorbeeld. Maar ook of een klant die e-mail heeft gelezen en of hij op de betaallink heeft geklikt. Wanneer een medewerker een gesprek met deze klant heeft, kan hij die specifieke informatie erbij pakken. Dat verschaft aan beide partijen veel duidelijkheid en dat werkt héél erg prettig.” “Bovendien”, vult Dirkjan aan,” kan elke statusverandering direct  in alle communicatietools worden gesynchroniseerd. Zo zullen klanten dus nooit meer een e-mail of sms met een aanmaning ontvangen terwijl ze net hebben betaald.”

Snelle supportdesk

Het Mail to Pay-systeem werkt heerlijk, zegt Karen. “Vanuit mijn rol zit ik veel aan de voorkant van het traject. Wat superfijn is, we zitten daar zelf achter de knoppen. Een woordje in een tekst aanpassen? Doe ik gewoon zelf even. Een template aanpassen, gaat via de supportdesk. Dat wordt altijd snel opgepakt. En meld ik een probleem, dan heb ik meestal binnen een uur al een reactie.” 
Dirkjan herkent de servicegerichte aanpak. “Die zagen we ook bij de overgang naar hun systeem. We moesten vrij snel omschakelen van de oude leveranciers naar Mail to Pay. Met man en macht hebben ze eraan gewerkt om die transitie zo goed en zo snel mogelijk te laten verlopen. Een topprestatie!”

Per klant de beste incassoaanpak

NLE onderzoekt de mogelijkheden om tevens gebruik te maken van de Mail to Pay-oplossing waarbij het systeem met slimme algoritmen zelf leert welke incassoaanpak het beste past bij een individuele klant. “We zijn een enorme fan van big data en het op een effectieve manier toepassen hiervan”, zegt Dirkjan. “Deze oplossing past daarom precies in ons straatje. Mooi om te zien trouwens, hoe gedreven deze ondernemers zijn om het mooiste debiteurenproduct van Nederland te willen neerzetten. Dat waardeer ik wel.”

Koppeling met ERP-systeem

Er is een uitgebreide koppeling gemaakt met het ERP systeem van NLE. Ook worden alle betaalverzoeken gekopieerd naar het digitale archief.

Alle betaalverzoeken via één provider

NLE heeft zowel, e-mail, sms, print en robocalls (IVR) onder gebracht bij één aanbieder.

Callcenterhulptools

Met de Mail to Pay webapp en de Mail to Pay archief mogelijkheden hebben de klantenservice medewerkers van NLE altijd de juiste info bij de hand.

Uw incassobeheer ook automatiseren?

Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie de gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.

Let's talk!