Curve Light

Case study Quintes Holding maakt overstap naar digitaal

client-logo
client-image

“"Met Mail to Pay kunnen wij onze klanten slimme oplossingen bieden, zoals e-mandate."”

Harald Berendsen, Manager Marketing at Quintes Holding


Quintes Holding is een bedrijf met ambities. Eén daarvan: een datagedreven, digitaal klantbedrijf worden. Voor het digitale incassoproces koos de verzekeringsintermediair voor de systemen van Mail to Pay.

Bijna alle labels van Quintes Holding – Quintes Verzekeringen (Uden), Kroezen Verzekeringen (Culemborg) en Commandeur Verzekeringen (Zwagendijk) – werken sinds 2017 voor hun incassotraject met de systemen van Mail to Pay. “De implementatie van ons volmachtbedrijf Plusdiensten en het label Wiersma & Walvius (Groningen) is aanstaande”, vertelt marketingmanager Harald Berendsen.

Van 0 naar 75% digitaal

De overstap van papier naar digitaal is ontzettend belangrijk voor het bedrijf. “Verzekeren is dienstverlening”, vertelt Harald. “Communicatie is een belangrijk onderdeel van de klantreis. En terwijl mensen tegenwoordig bijna geen brievenbuspost meer ontvangen, kregen onze klanten nog héél veel post. Alleen voor ons label Kroezen Verzekeringen gaven we jaarlijks al een ton uit aan porto en papierkosten. Steeds vaker kregen we van klanten de vraag of zij onze berichten voortaan per e-mail konden ontvangen. Afgelopen jaar zijn we van nul naar 75 procent digitaal gegaan. Een flinke stap, waarmee we gemak bieden aan onze klanten én onze dienstverlening naar een hoger niveau hebben gebracht.”

Succesvolle pilot digitaal incassotraject

De transitie bevalt uitstekend, zegt Harald. “We zijn eerst gestart met een pilot bij Kroezen. Vanuit onze IT-afdeling ontvingen klanten hun factuur per pdf in een e-mail en kort daarachteraan vanuit het Mail to Pay-systeem een e-mail met daarin vereenvoudigde betaaloplossingen. Na zeven dagen kregen ze automatisch vanuit dat systeem een ‘reminder’, een geheugensteuntje, als er nog niet betaald was. Bleef betaling desondanks daarna nog uit, dan verstuurde het systeem een sms’je met een betaallink.” De pilot was direct een succes. “We zagen meteen al dat de betalingen sneller binnenkwamen. Vroeger werd circa vijftig procent van de facturen binnen de betaaltermijn betaald. Nu is dat in de zeventig procent! De volgende stap is een ‘mijn-omgeving’ waarin onze klanten zelf kunnen inloggen om hun facturen in te zien en te betalen.”

Gemak van de e-mandate

En niet onbelangrijk: de klanten reageerden zeer positief op de verandering. “Sowieso op het feit dat zij hun factuur per e-mail kregen, maar ook op het gemak waarmee zij via een e-mandate online een automatische incasso konden instellen. Ook op onze administratieafdeling werden de mensen daar heel blij van, trouwens. De automatische incasso was voorheen best een ding, met documenten die over de post heen en weer moesten. Dat gaat nu een stuk gemakkelijker. En wat wij verder heel belangrijk vinden: de berichten vanuit het Mail to Pay-systeem worden uit onze eigen naam verstuurd. Ons bedrijf bestaat sinds de jaren dertig van de vorige eeuw. Generatie op generatie is bij ons verzekerd. Dat geldt ook voor zakelijke klanten. Dan wil je niet dat zij ineens communicatie ontvangen van een betaalserviceprovider die zij niet kennen, maar gewoon van Kroezen, Quintes of Commandeur.”

Intelligente oplossingen

De keuze voor Mail to Pay is zonder meer een goede geweest, vindt Harald. “Met hun dienstverlening kunnen wij onze klanten intelligente oplossingen bieden, zoals zo’n e-mandate. Daarnaast werkt het Mail to Pay-systeem gewoon heel prettig. De interface is duidelijk en overzichtelijk. Je kunt heel gemakkelijk A/B-testen doen, rules instellen, data uploaden en templates aanpassen. Je hebt controle over het gehele proces: van het versturen van een individueel betaalverzoek tot wat je wilt doen wanneer een klant te laat betaalt. Daarnaast ben ik heel tevreden over de bereikbaarheid en het oplossend vermogen van de medewerkers bij Mail to Pay.”

“Waar ik nog meer tevreden over ben? Mail to Pay doet ook zaken met heel grote verzekeringsmaatschappijen, zoals Nationale Nederlanden. De hoeveelheid facturen die zij versturen is natuurlijk vele malen groter dan die van ons. Maar ik heb nooit het gevoel gekregen, dat wij ‘maar’ een kleine klant zijn. We worden altijd top bediend door Mail to Pay. Echt klasse!”

Wilt u meer informatie over Mail to Pay, of wilt u dat een Mail to Pay-accountmanager contact met u opneemt?

Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?

Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.

Let's talk!