Curve Light

Case study Studenten UvA en HvA betalen beter dankzij Mail to Pay

client-logo
client-image

“De helpdesk is goed bereikbaar en kundig. Ik bel gewoon het nummer en word altijd goed geholpen, maakt niet uit wie ik aan de telefoon krijg.”

Terence Verwer, Team Leader Student Debtors


Dat de bankrekening van studenten er niet altijd even florissant bij staat, weten ze op de afdeling Studentdebiteuren van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) maar al te goed. Bij de (maandelijkse) incasso van het collegegeld laat namelijk altijd een deel van de studenten het verschuldigde bedrag storneren.

De herinneringen en aanmaningen die daarop de deur uitgaan, verstuurt de afdeling met de softwareapplicatie van Mail to Pay. “Een gebruiksvriendelijk systeem, dat grote hoeveelheden aankan. We zijn er erg tevreden over”, aldus teamleider Terence Verwer.

Op de campussen van de UvA en de HvA lopen zo’n 95.000 studenten rond. Het collegegeld dat ze voor hun studie moeten betalen, maakt een deel van hen in één keer over. De andere groep laat het verschuldigde bedrag verspreid over tien maanden via een automatische incasso van hun bankrekening afschrijven. Ongeveer tien werkdagen na de incasso koppelt de bank terug of de transactie gelukt is of niet. “Gezien de storneringen, komt die incasso niet altijd even goed uit bij een aantal studenten”, zegt Terence. “Binnen een week na de melding van de bank versturen wij een e-mail met een betaallink naar deze studenten, zodat zij het openstaande bedrag alsnog kunnen betalen. Letterlijk een ‘mail to pay’, dus.”

Gebruiksvriendelijke software

Terence is erg tevreden over de software. “We zitten nu twee jaar bij Mail to Pay. Een groot voordeel van hun betalingssoftware vind ik dat niemand weet dat de betalingen via Mail to Pay lopen. Op de e-mails met de aanmaningen staat gewoon ons eigen logo. Dat wekt vertrouwen. We zien ook dat studenten beter betalen sinds we Mail to Pay als partner hebben.”

Een ander pluspunt vindt Terence de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. “In het dashboard zien we in één oogopslag wat de stand van zaken rond een bepaalde student is. Heeft hij al betaald of niet? En zo niet, is de mail dan al gelezen of nog ongeopend? Of niet aangekomen?”

Grote hoeveelheden e-mails in één keer

Een groot voordeel van de Mail to Pay-software is dat de gebruiker zelf de teksten kan aanpassen, vindt Terence. “Wij hebben hier flink wat buitenlandse studenten, die in het Engels met ons willen communiceren. We hebben dus een Nederlandse en een Engelse tekst opgesteld voor de aanmaningen. Vervolgens is het simpel: voor de aanmaningen naar buitenlandse studenten kiezen we het sjabloon met de Engelse tekst, uploaden de populatie die erbij hoort en verzenden alle berichten in één keer. Dat is ook fijn trouwens: het systeem kan grote hoeveelheden e-mails tegelijkertijd aan.”

Goede helpdesk

Ook de dienstverlening rondom de software verdient een goed cijfer, zegt Terence. “De helpdesk is goed bereikbaar en kundig. Ik bel gewoon het nummer en word altijd goed geholpen, maakt niet uit wie ik aan de telefoon krijg. Kan iemand mij toch niet helpen, dan zorgt hij dat ik binnen een bepaalde tijd word teruggebeld. En dat gebeurt dan ook.”

Mail to Pay denkt mee

Om te zorgen dat het betaalgedrag van studenten verbetert, kijkt de afdeling van Terence continu naar de processen. “Mail to Pay denkt met ons mee en reikt ideeën aan. We zijn nu bijvoorbeeld aan het onderzoeken of het betaalgedrag verbetert als we tussentijdse betaalmails sturen. Verder denken we na over het versturen van betaallinks via WhatsApp. Maar dat is nog toekomstmuziek hoor, want dan heb je ook te maken met een stukje veiligheid en de nieuwe AVG. Maar ook: hoe ervaren studenten zo’n bericht? Heeft het voldoende gewicht om hen aan te sporen om te betalen? Dergelijke dingen komen ook terug in ons halfjaarlijkse voortgangsgesprek met Mail to Pay en het grote, jaarlijkse evaluatiegesprek dat we met elkaar hebben. Ik vind dat mooi, ondanks dat Mail to Pay zo snel groeit, weten ze vast te houden aan de kern van hun dienstverlening en blijven ze altijd kijken naar de klantbehoefte. Dat vind ik belangrijk als klant.”

Wilt u meer informatie over Mail to Pay, of wilt u dat een Mail to Pay-accountmanager contact met u opneemt?

Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?

Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.

Let's talk!