FinChamps

Als je een dossier aanlegt, wil je dat goed aanpakken. Informatie moet nauwkeurig en overzichtelijk worden vastgelegd, volledig zijn en natuurlijk veilig worden opgeslagen. FinChamps faciliteert dit proces met een slim online platform: CaseControl. Een platform waar ook Mail to Pay een plek heeft gekregen.

CaseControl is ideaal voor organisaties waar dossiervorming een onlosmakelijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden is. Met CaseControl kunnen medewerkers in één centrale omgeving al hun taken afhandelen en rapporteren. Telefoontjes, e-mails, sms-berichten, formulieren, rapportages, ze worden allemaal veilig opgeslagen in de cloud en zijn daar ook makkelijk weer terug te vinden.

Superflexibel platform

In eerste instantie was CaseControl alleen gericht op incasso-organisaties. “Ik heb zelf namelijk een achtergrond in het creditmanagement”, vertelt Hans Pragt, die FinChamps in 2019 startte. “Maar al snel was er ook interesse van onder andere advocatenkantoren, hypotheekverstrekkers en zorgverzekeraars. We konden gemakkelijk tegemoet komen aan deze vraag. CaseControl is namelijk superflexibel. De software kan eenvoudig per organisatie worden aangepast en geschikt gemaakt voor hun specifieke activiteiten. Het systeem werkt ook makkelijk; iedereen kan zijn weg erin vinden.” Ook prettig: het platform zit – zoals hierboven al beschreven – in de cloud. “Je hoeft met CaseControl dus als organisatie zelf niets te installeren of op te slaan en er ook geen extra servers voor aan te schaffen”, aldus Hans.

Snel zoeken (én vinden)

CaseControl zorgt er niet alleen voor dat een dossier tot en met het laatste mailtje kan worden vastgelegd, het kan ook snel worden geraadpleegd. “Alle e-mails, brieven, sms-berichten, telefoontjes – noem maar op – die digitaal in het dossier zijn opgeslagen, worden geïndexeerd. Je kunt vervolgens op allerlei kenmerken zoeken en zo heel vlot de informatie die je nodig hebt oproepen”, zegt Hans. “En gaat bijvoorbeeld een advocaat naar de rechter, dan heeft die met één druk op de knop het volledige dossier paraat. Die compleetheid van CaseControl is uniek.”

Mail to Pay

Het platform wordt nóg een stukje completer met Mail to Pay erbij. “Als iemand een rekening niet heeft betaald en een aanmaning moet krijgen, stuurt CaseControl die opdracht naar Mail to Pay. Vanaf dat moment neemt hun software het over. Het systeem stelt een betalingsregeling voor en stuurt herinneringen om die klant te helpen de rekening te betalen. Onze gebruikers kunnen vervolgens precies zien wanneer het betaalproces is gestart en het bedrag is overgemaakt.”

Afleverbetrouwbaarheid

Het grote voordeel van Mail to Pay is de afleverbetrouwbaarheid van de e-mails, vindt Hans. “Die is echt heel goed bij hen. Tegenwoordig heb je best veel kans dat jouw e-mail in de spambox belandt. Mail to Pay heeft dat goed onder controle en zorgt ervoor dat die e-mail ook echt in de inbox terechtkomt. Dat is natuurlijk hartstikke belangrijk. Verder zie je dat ze bij Mail to Pay gewend zijn om met grote volumes te werken. Het hele proces verloopt soepel en lekker snel. Dat is fijn voor ons.” In de toekomst wil FinChamps misschien ook gebruikmaken van de voorspellende software die Mail to Pay heeft gebouwd. “Die kunstmatige intelligentie zou handig kunnen zijn voor ons. Dat het systeem leert: als we op deze dag en dit tijdstip de aanmaning versturen, is de kans dat de rekening betaald wordt het grootst.”

Elkaar versterken

Hans is tevreden over de samenwerking met Mail to Pay, en ziet ook mogelijkheden om samen op te trekken richting opdrachtgevers. “Onze organisaties bieden allebei goede producten, maar samen is onze propositie sterker. We delen nu al enkele klanten; verwijzen over en weer naar elkaar door. Ook internationaal kunnen we elkaar versterken. De software van CaseControl is zo gemaakt dat we in elk land en in elke taal kunnen werken. Zo hebben we zelf al wat klanten in Portugal en Mail to Pay heeft onlangs zijn positie in België versterkt met de overname van POM en in Duitsland hebben ze een sterke start gemaakt. Samenwerking over de grens biedt mooie nieuwe kansen voor ons allebei.”