Curve Light

Case study Afdeling Huurincasso Woonkwartier maakt efficiencyslag met Mail to Pay

client-image

“Ik lever een batch aan, Mail to Pay doet de rest.”

Otto Elbertsen, Senior Klantadviseur Huurincasso


Bij de West-Brabantse woningcorporatie Woonkwartier staat de dienstverlening richting klanten centraal. Waar dat kan, worden processen gedigitaliseerd. Ook op de afdeling Huurincasso gaat inmiddels zo veel mogelijk digitaal. Daarvoor maakt Woonkwartier uitgebreid gebruik van de tools van Mail to Pay. “We zijn héél erg tevreden.”

Ik kan eigenlijk niet bedenken welke tools die Mail to Pay daarvoor biedt, wij niet gebruiken.

Otto Elbertsen - Senior Client Advisor: Rent Collection

Woonkwartier is in 2016 ontstaan uit de fusie van drie woningcorporaties en heeft zo’n 9.500 verhuureenheden in de gemeenten Moerdijk, Halderberge en Steenbergen. De corporatie schakelde Mail to Pay enkele jaren geleden voor het eerst in voor het digitaal versturen van de verhuurnota’s. Daarna ontdekte de organisatie al snel de Mail to Pay-tools voor het herinneren en aanmanen van huurders bij huurachterstanden. “Ik kan eigenlijk niet bedenken welke tools die Mail to Pay daarvoor biedt, wij niet gebruiken”, lacht Otto Elbertsen, senior klantadviseur Huurincasso bij Woonkwartier. “Na de verhuurnota’s zijn we eerst herinneringen per e-mail en sms met daarin een betaallink gaan versturen. Daarna volgden de aanmaningen, het direct aanschrijven van huurders die een automatische incasso gebruiken, maar waar het bedrag niet afgeschreven kan worden en het herinneren en aanmanen van huurders met een achterstand op hun betalingsregeling.”

Slepers

Sinds kort verstuurt Woonkwartier via Mail to Pay ook e-mails naar huurders bij wie de huur de maand ervoor werd gestorneerd. “Zij krijgen eind van de maand allemaal een e-mail met de mededeling: ‘Let op, we gaan binnenkort de nieuwe huur afschrijven, zorg dat er voldoende saldo op uw rekening staat.’ Zo proberen we het aantal storneringen terug te brengen en een oplopende huurachterstand voor huurders te voorkomen.”

Daarnaast is Woonkwartier een actie gestart om het aantal ‘slepers’ te verminderen. “Slepers zijn huurders die structureel hun huur een paar weken te laat betalen en zo dus continu een huurachterstand achter zich aanslepen”, legt Otto uit. “Dat kost ons veel geld en de huurder loopt daardoor het risico dat wij de vordering toch een keer uit handen geven aan de deurwaarder. Via Mail to Pay hebben we hen nu per e-mail benaderd om contact met ons op te nemen voor het treffen van een regeling.”

Mail to Pay neemt ons heel veel tijdrovend werk uit handen.

Otto Elbertsen

Handig!

Bovendien zitten de tools van Mail to Pay vol met handigheidjes, zegt Otto. “Zoals de e-mailvalidatie. Daarbij corrigeert het systeem van Mail to Pay automatisch een niet-bestaande domeinnaam. Yahoo.nl, bijvoorbeeld. En in de rapportages van Mail to Pay kunnen we precies zien welke e-mails en sms’jes niet bezorgd kunnen worden.” Nóg handiger, deze rapportages zijn straks voor iedereen bij Woonkwartier toegankelijk. “We zijn bezig met een externe server waarop de rapportages en alle via Mail to Pay uitgaande berichten worden gearchiveerd. Van daaruit zijn ze voor alle collega’s zichtbaar in ons klantsysteem. In het contact met onze huurders zien zij dan direct welke berichten er wanneer verstuurd zijn.”

Dat in geen enkel bericht dat Woonkwartier via Mail to Pay verstuurt de naam Mail to Pay staat, is ook een groot voordeel, vindt Otto. “Anders kunnen huurders denken dat een en ander niet in orde is en betalen ze niet. Tenzij je ze erover informeert. Maar ja, dan lezen ze dat bericht niet of ze vergeten het. Vervolgens gaan ze ons toch weer bellen en zijn we daar weer mee bezig. En dat was nou juist niet de bedoeling.”

Slogan_image_woonkwartier

Goede service

Otto is uiterst tevreden over de dienstverlening van Mail to Pay. “De service is goed; we zijn héél erg tevreden. Ik kan tussendoor altijd vragen stellen aan mijn consultant. Hij heeft ook heel erg meegedacht over onze flows. Met al zijn ervaring bij andere bedrijven en corporaties weet hij natuurlijk veel beter dan wij hoe je die het beste kunt gebruiken en inrichten. Laatst had hij weer een mooi idee: mensen die bijna twee weken na hun aanmaning nog niet betaald hebben, een sms’je met een betaallink sturen. Zo help je ze herinneren en stel je ze nog eens in de gelegenheid om te betalen. Daar gaan we zeker ook mee aan de slag!”

Wil je meer informatie over Mail to Pay?

Vul dan onderstaand formulier in.

Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?

Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.

Let's talk!