Referentie Afdeling Huurincasso Woonkwartier maakt efficiencyslag met Mail to Pay
“Ik lever een batch aan, Mail to Pay doet de rest.”
Otto Elbertsen, Senior Klantadviseur Huurincasso
Bij de West-Brabantse woningcorporatie Woonkwartier staat de dienstverlening richting klanten centraal. Waar dat kan, worden processen gedigitaliseerd. Ook op de afdeling Huurincasso gaat inmiddels zo veel mogelijk digitaal. Daarvoor maakt Woonkwartier uitgebreid gebruik van de tools van Mail to Pay. “We zijn héél erg tevreden.”
Ik kan eigenlijk niet bedenken welke tools die Mail to Pay daarvoor biedt, wij niet gebruiken.
Woonkwartier is in 2016 ontstaan uit de fusie van drie woningcorporaties en heeft zo’n 9.500 verhuureenheden in de gemeenten Moerdijk, Halderberge en Steenbergen. De corporatie schakelde Mail to Pay enkele jaren geleden voor het eerst in voor het digitaal versturen van de verhuurnota’s. Daarna ontdekte de organisatie al snel de Mail to Pay-tools voor het herinneren en aanmanen van huurders bij huurachterstanden. “Ik kan eigenlijk niet bedenken welke tools die Mail to Pay daarvoor biedt, wij niet gebruiken”, lacht Otto Elbertsen, senior klantadviseur Huurincasso bij Woonkwartier. “Na de verhuurnota’s zijn we eerst herinneringen per e-mail en sms met daarin een betaallink gaan versturen. Daarna volgden de aanmaningen, het direct aanschrijven van huurders die een automatische incasso gebruiken, maar waar het bedrag niet afgeschreven kan worden en het herinneren en aanmanen van huurders met een achterstand op hun betalingsregeling.”
Slepers
Sinds kort verstuurt Woonkwartier via Mail to Pay ook e-mails naar huurders bij wie de huur de maand ervoor werd gestorneerd. “Zij krijgen eind van de maand allemaal een e-mail met de mededeling: ‘Let op, we gaan binnenkort de nieuwe huur afschrijven, zorg dat er voldoende saldo op uw rekening staat.’ Zo proberen we het aantal storneringen terug te brengen en een oplopende huurachterstand voor huurders te voorkomen.”
Daarnaast is Woonkwartier een actie gestart om het aantal ‘slepers’ te verminderen. “Slepers zijn huurders die structureel hun huur een paar weken te laat betalen en zo dus continu een huurachterstand achter zich aanslepen”, legt Otto uit. “Dat kost ons veel geld en de huurder loopt daardoor het risico dat wij de vordering toch een keer uit handen geven aan de deurwaarder. Via Mail to Pay hebben we hen nu per e-mail benaderd om contact met ons op te nemen voor het treffen van een regeling.”
Mail to Pay neemt ons heel veel tijdrovend werk uit handen.
Handig!
Bovendien zitten de tools van Mail to Pay vol met handigheidjes, zegt Otto. “Zoals de e-mailvalidatie. Daarbij corrigeert het systeem van Mail to Pay automatisch een niet-bestaande domeinnaam. Yahoo.nl, bijvoorbeeld. En in de rapportages van Mail to Pay kunnen we precies zien welke e-mails en sms’jes niet bezorgd kunnen worden.” Nóg handiger, deze rapportages zijn straks voor iedereen bij Woonkwartier toegankelijk. “We zijn bezig met een externe server waarop de rapportages en alle via Mail to Pay uitgaande berichten worden gearchiveerd. Van daaruit zijn ze voor alle collega’s zichtbaar in ons klantsysteem. In het contact met onze huurders zien zij dan direct welke berichten er wanneer verstuurd zijn.”
Dat in geen enkel bericht dat Woonkwartier via Mail to Pay verstuurt de naam Mail to Pay staat, is ook een groot voordeel, vindt Otto. “Anders kunnen huurders denken dat een en ander niet in orde is en betalen ze niet. Tenzij je ze erover informeert. Maar ja, dan lezen ze dat bericht niet of ze vergeten het. Vervolgens gaan ze ons toch weer bellen en zijn we daar weer mee bezig. En dat was nou juist niet de bedoeling.”
Goede service
Otto is uiterst tevreden over de dienstverlening van Mail to Pay. “De service is goed; we zijn héél erg tevreden. Ik kan tussendoor altijd vragen stellen aan mijn consultant. Hij heeft ook heel erg meegedacht over onze flows. Met al zijn ervaring bij andere bedrijven en corporaties weet hij natuurlijk veel beter dan wij hoe je die het beste kunt gebruiken en inrichten. Laatst had hij weer een mooi idee: mensen die bijna twee weken na hun aanmaning nog niet betaald hebben, een sms’je met een betaallink sturen. Zo help je ze herinneren en stel je ze nog eens in de gelegenheid om te betalen. Daar gaan we zeker ook mee aan de slag!”
Wil jij ook een efficiencyslag maken in het huurincasso proces?
Meer referenties
Referentie
Financiële zorgen brengen veel stress met zich mee. De incassospecialisten van AGIN Timmermans snappen dat die stress ervoor kan zorgen dat betalingsafspraken soms niet worden nagekomen. Zij hanteren daarom een positieve aanpak bij het incassotraject. “Wij herinneren debiteuren op een vooraf afgesproken moment – als er nog geld op de rekening staat – heel vriendelijk aan hun betalingsafspraak”, vertelt directeur Rob Uytdewilligen. “Dat proces verloopt geheel, en naar volle tevredenheid via Cases, het platform van Mail to Pay.”
Referentie
Ideaal vinden ze het bij hypothecair dienstverlener Ingage, om de betalingsherinneringen aan hun klanten door Mail to Pay te laten verzorgen. Het hele proces gaat sneller en klanten betalen vlugger nadat ze de herinnering hebben ontvangen. “Wij kunnen ons daardoor richten op klanten die aandacht nodig hebben.”
Referentie
Het hebben van schulden veroorzaakt stress en te veel stress maakt ziek, weten ze bij Zorg en Zekerheid. En dat is nu precies wat deze zorgverzekeraar graag wil voorkomen bij zijn klanten. Het was een van de redenen voor de organisatie om over te stappen op de debiteurenbeheersoftware van Mail to Pay. Een stap waar Hoofd Financiële Zaken Stephan Swanenburg erg blij mee is. “We zitten nu bovenop het debiteurenproces.”
Referentie
Het innen van niet-betaalde incasso’s kost veel tijd en geld. Dat moet anders kunnen, vond MKB Brandstof. Via een samenwerking met Rabobank-partner Mail to Pay ontvangen ondernemers een betaallink om hun factuur alsnog snel te voldoen. Dit is hoe het werkt.
Referentie
Gemak, snelheid en efficiency. Dat waren voor wooncorporatie Woonopmaat de belangrijkste redenen om de afrekeningen voor service- en stookkosten voortaan digitaal via Mail to Pay te versturen. Een stap die de verwachtingen waarmaakte. “De voorbereiding kostte wat tijd, maar voor volgend jaar staat alles startklaar. Dan hebben we er nauwelijks omkijken naar.”
Referentie
De ene debiteur is de andere niet. En tussen zakelijke en particuliere debiteuren zit al helemáál een wereld van verschil. Dus toen afvalbedrijf HVC ook duurzame energie ging leveren – en zo een hele nieuwe, particuliere klantgroep erbij kreeg – ging Operationsmanager Leon Harrewijn op zoek naar een systeem waarmee hij de nieuwe klanten op de juiste manier kon benaderen. “Bij Mail to Pay vond ik precies wat we nodig hadden.”
Referentie
De brief over de jaarlijkse huurverhoging is een brief met veel impact voor huurders. Woningcorporaties willen er dan ook zeker van zijn dat deze brieven op tijd worden bezorgd én gelezen. Een proces waar veel zorgvuldigheid bij komt kijken. Woningcorporatie Intermaris wil daarnaast dat huurders waarbij de huur niet in verhouding tot hun inkomen staat op de hoogte zijn van de mogelijkheid om huurbevriezing aan te vragen. In dat geval hoeft de huurverhoging niet te worden betaald. Samen met Mail to Pay koos Intermaris voor een ingenieus systeem zodat iedere huurder een zo relevant mogelijke brief ontving.
Referentie
Ymere, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, is klant van het eerste uur bij Mail to Pay. Edmond Smies, projectmedewerker Huurincasso, weet nog goed hoe bijzonder het was toen Ymere de eerste e-mails en sms-berichten met betaallinks verstuurde naar huurders met een betaalachterstand. Inmiddels gaat de samenwerking veel verder en helpt Mail to Pay Ymere onder andere met het inrichten van het incassoproces, het opstellen van flows, dataverrijkingsacties en het doorgeven en verwerken van waterstanden.
Referentie
Dat de bankrekening van studenten er niet altijd even florissant bij staat, weten ze op de afdeling Studentdebiteuren van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) maar al te goed. Bij de (maandelijkse) incasso van het collegegeld laat namelijk altijd een deel van de studenten het verschuldigde bedrag storneren.
Referentie
Mail to Pay verzorgt voor Budget Alles-in-1 het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand.
Referentie
Bij de afdeling Innen van Belastingsamenwerking West-Brabant vinden ze het i-de-aal: de betalingsverzoeken die ze met Mail to Pay per sms of e-mail kunnen versturen naar aangemaande belastingschuldigen. Martijn Goedhart, manager van de afdeling: “Het is laagdrempelig, werkt snel en je kunt het gehele betaalproces nauwgezet volgen. Zo kunnen belastingschuldigen zelfs op het laatste moment nog een beslaglegging voorkomen.”
Referentie
Kijken naar de mens áchter de schuld. Het is van wezenlijk belang, vinden de incassospecialisten van AGIN Timmermans. Sowieso vanuit menselijk oogpunt. Maar ook voor een succesvol incassotraject – voor alle betrokken partijen. Ze incasseren openstaande rekeningen daarom altijd op een sociaal verantwoorde manier, met een oplossing die goed is voor de opdrachtgever én zijn debiteur. “We hebben Mail to Pay helemaal gevonden hierin”, zegt directeur Rob Uytdewilligen, “op meerdere vlakken.”
Referentie
Als CTO van Mijndomein is Erich Radstake toegewijd aan het optimaliseren van de IT en operations van zijn organisatie.
Referentie
Quintes Holding is een bedrijf met ambities. Eén daarvan: een datagedreven, digitaal klantbedrijf worden. Voor het digitale incassoproces koos de verzekeringsintermediair voor de systemen van Mail to Pay.
Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?
Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.
Let's talk!