Referentie Belastingsamenwerking West-Brabant vindt Mail to Pay i-de-aal!

Belastingsamenwerking West-Brabant verzorgt het heffen en innen van belastingen voor elf gemeenten en een waterschap in het westen van de provincie Noord-Brabant. De aanslagbiljetten, aanmaningen en dwangbevelen naar belastingplichtigen worden per post verstuurd. Het aantal aanmaningen dat jaarlijks de deur uitgaat, is zo veel dat het nabellen van al deze mensen onmogelijk is, zegt Martijn. “Dan zou ik het team moeten verdubbelen.” Daar staat tegenover dat de afdeling telefonisch goed bereikbaar is voor belastingschuldigen die tot een oplossing willen komen. “Daar willen we natuurlijk adequaat op kunnen reageren. In veel gevallen is in het begin van het invorderingstraject een automatische incasso nog mogelijk. Later in het invorderingstraject biedt Mail to Pay ons een heel mooi middel: als wij een betalingsregeling treffen met iemand, kunnen wij per e-mail of sms snel een betaalverzoek versturen. De belastingschuldige kan dan met één klik betalen met het juiste kenmerk en het afgesproken bedrag.”

Snel betalen via sms of e-mail

Aan deze betaalmethode zitten meerdere voordelen, zegt Martijn. “Via de Mail to Pay-software kunnen we het gehele proces nauwgezet volgen én het werkt snel. We zien direct: iemand heeft het sms’je of de e-mail gelezen, de betaallink geopend en betaald. Waar we normaal gesproken een aantal dagen moesten wachten op een betaalbewijs van de belastingschuldige of tot het bedrag daadwerkelijk was bijgeschreven, weten we nu binnen een uur of iemand betaald heeft. Zo kunnen belastingschuldigen dus zelfs op het laatste moment nog een bezoek van de deurwaarders of een beslaglegging voorkomen. Ook voor onze deurwaarders is dat fijn; als zij ergens aan moeten bellen, weten zij honderd procent zeker dat de betaling niet voldaan is.”

Laagdrempelige betaalmethode

Bovendien kan de belastingschuldige met het betaalverzoek via Mail to Pay geen vergissingen maken, legt Martijn uit. “Wij geven bij het betaalverzoek zelf het betaalkenmerk en natuurlijk ons rekeningnummer mee. Zo kan iemand niet per ongeluk een cijfer fout intikken of een verkeerd rekeningnummer gebruiken. We weten dus zeker dat de betaling goed verwerkt wordt. Dat is trouwens ook voor de belastingschuldige zelf wel net zo makkelijk. Hij hoeft geen betaling te regelen, maar kan gewoon direct via de betaallink betalen. Wij merken hier echt: hoe laagdrempeliger je het maakt voor mensen om te betalen, hoe sneller je het geld binnenkrijgt.”

Gebruiksvriendelijk systeem

Martijn is erg tevreden over de samenwerking met Mail to Pay. “Het is een heel gebruiksvriendelijk systeem. De uitleg die aan het team werd gegeven, was helder en duidelijk. En hebben de gebruikers een vraag, dan reageert de helpdesk van Mail to Pay duidelijk en snel.” Na een eerste proefperiode, waarin de betalingsgegevens handmatig door medewerkers werden ingevoerd, wordt de samenwerking dan ook voortgezet. “Mail to Pay maakt nu een koppeling met ons systeem, zodat onze mensen straks met één druk op de knop de sms of e-mail kunnen versturen. Eind maart is die koppeling gerealiseerd, dan zullen we het systeem nóg meer gaan gebruiken dan we nu al doen.”