Referentie Ingage automatiseert het herinneringstraject
“Automatisering biedt klanten gebruiksgemak en neemt ons veel werk uit handen”
Patrick Schoonebeek,
Ideaal vinden ze het bij hypothecair dienstverlener Ingage, om de betalingsherinneringen aan hun klanten door Mail to Pay te laten verzorgen. Het hele proces gaat sneller en klanten betalen vlugger nadat ze de herinnering hebben ontvangen. “Wij kunnen ons daardoor richten op klanten die aandacht nodig hebben.”
De activiteiten van Ingage lopen over de gehele breedte van de hypotheekmarkt. Van hypotheekadvies en het verstrekken en beheren van hypotheken tot het bieden van beleggingsoplossingen om kapitaal duurzaam te laten groeien. Bekende merken van Ingage zijn onder andere Huis & Hypotheek, de Hypotheekshop en Impact Hypotheken.
Herinneringstraject via Mail to Pay
Het van a tot z beheren van hypotheken, zoals het acceptatieproces van hypotheekaanvragen, hypotheekadministratie, achterstandenbeheer en incasso’s gebeurt bij Ingage Servicing. Ontstaan er problemen rondom een lening, bijvoorbeeld een betalingsachterstand, dan komt het team van Bijzonder Beheer van Ingage Servicing in actie. Dit team werkt sinds begin 2022 in het herinneringstraject samen met Mail to Pay. “Dat bevalt heel goed”, vertelt teammanager Patrick Schoonebeek. “Heeft een klant een betaalachterstand, dan geven wij die door aan Cases, het platform van Mail to Pay. Vervolgens gaat er via de e-mail een betalingsherinnering met een betaallink naar die klant.”
"We zien ook dat klanten na ontvangst van de e-mail eerder betalen. Ze hoeven natuurlijk alleen maar op de betaallink te klikken..."
Sneller en gebruiksvriendelijker
Patrick merkt dat het hele proces van betalingsherinneringen versturen en betalingen ontvangen veel sneller gaat sinds de samenwerking met Mail to Pay. “Voorheen werkten we met brieven via de post. Zo’n brief doet er een paar dagen over voordat ‘ie bezorgd is, terwijl een e-mail direct na verzending aankomt. We zien ook dat klanten na ontvangst van de e-mail eerder betalen. Ze hoeven natuurlijk alleen maar op de betaallink te klikken, komen dan direct in hun eigen internetbankierenomgeving terecht en kunnen de betaling meteen afronden. Een brief leg je al snel weg en dan vergeet je hem weer. En als je er dan weer aan denkt, moet je de brief erbij pakken, zelf je bankierenapp openen, inloggen en alle gegevens invullen. Een e-mail met betaallink is dan veel makkelijker en gebruiksvriendelijker.”
Tijd om aandacht te geven
Patrick wil benadrukken dat alleen de eerste betaalachterstand via het Mail to Pay-traject loopt. “Een betaalachterstand kan een keer gebeuren. Maar als de achterstand langer duurt of vaker voorkomt, dan willen we niet steeds mailtjes blijven sturen zonder de klant zelf te spreken. Dan willen we zelf met die persoon in contact treden om erachter te komen wat er aan de hand is en samen aan een oplossing werken”, legt Patrick uit. “Ook daarom is de automatisering in het begintraject zo prettig. Die neemt ons veel werk uit handen, waardoor wij meer tijd hebben om ons te richten op de klanten die aandacht nodig hebben.”
Optimale samenwerking
Patrick is zeer tevreden over de samenwerking met Mail to Pay. “Alleen het enthousiasme over hun eigen platform al, dat werkt héél aanstekelijk. Op het moment dat we met Mail to Pay in contact kwamen, hadden we binnen Ingage net een digitaliserings- en automatiseringsslag gemaakt. Dankzij hun platform konden we die slag doorzetten bij Bijzonder Beheer. Het implementatieproces ging ook supersnel. Eind 2021 hadden we de eerste salesgesprekken en begin 2022 stond alles. Je merkt aan alles dat de lijnen kort zijn bij Mail to Pay; we konden heel direct en soepel met elkaar schakelen.”
"Wat ons betreft blijven we nog heel lang samenwerken met Mail to Pay."
Toekomst
Naast het achterstandentraject gebruikt Ingage het platform van Mail to Pay ook om in contact te komen met klanten, bijvoorbeeld voor dataverrijkingsacties of om ze te informeren over belangrijke zaken rondom hun hypotheek. “In de toekomst willen we stap voor stap ook andere oplossingen van Mail to Pay implementeren, zoals de Robocall en de Payment Coach”, kijkt Patrick vooruit. “Vooral de Payment Coach lijkt ons heel waardevol. Daarbij kunnen klanten met een betaalachterstand zelf de betaaloplossing kiezen die het beste bij hen en hun financiële situatie past. Wat ons betreft blijven we nog heel lang samenwerken met Mail to Pay.”
Meer weten over het automatiseren van herinneringstraject?
Meer referenties
Referentie
Financiële zorgen brengen veel stress met zich mee. De incassospecialisten van AGIN Timmermans snappen dat die stress ervoor kan zorgen dat betalingsafspraken soms niet worden nagekomen. Zij hanteren daarom een positieve aanpak bij het incassotraject. “Wij herinneren debiteuren op een vooraf afgesproken moment – als er nog geld op de rekening staat – heel vriendelijk aan hun betalingsafspraak”, vertelt directeur Rob Uytdewilligen. “Dat proces verloopt geheel, en naar volle tevredenheid via Cases, het platform van Mail to Pay.”
Referentie
Het hebben van schulden veroorzaakt stress en te veel stress maakt ziek, weten ze bij Zorg en Zekerheid. En dat is nu precies wat deze zorgverzekeraar graag wil voorkomen bij zijn klanten. Het was een van de redenen voor de organisatie om over te stappen op de debiteurenbeheersoftware van Mail to Pay. Een stap waar Hoofd Financiële Zaken Stephan Swanenburg erg blij mee is. “We zitten nu bovenop het debiteurenproces.”
Referentie
Het innen van niet-betaalde incasso’s kost veel tijd en geld. Dat moet anders kunnen, vond MKB Brandstof. Via een samenwerking met Rabobank-partner Mail to Pay ontvangen ondernemers een betaallink om hun factuur alsnog snel te voldoen. Dit is hoe het werkt.
Referentie
Gemak, snelheid en efficiency. Dat waren voor wooncorporatie Woonopmaat de belangrijkste redenen om de afrekeningen voor service- en stookkosten voortaan digitaal via Mail to Pay te versturen. Een stap die de verwachtingen waarmaakte. “De voorbereiding kostte wat tijd, maar voor volgend jaar staat alles startklaar. Dan hebben we er nauwelijks omkijken naar.”
Referentie
De ene debiteur is de andere niet. En tussen zakelijke en particuliere debiteuren zit al helemáál een wereld van verschil. Dus toen afvalbedrijf HVC ook duurzame energie ging leveren – en zo een hele nieuwe, particuliere klantgroep erbij kreeg – ging Operationsmanager Leon Harrewijn op zoek naar een systeem waarmee hij de nieuwe klanten op de juiste manier kon benaderen. “Bij Mail to Pay vond ik precies wat we nodig hadden.”
Referentie
De brief over de jaarlijkse huurverhoging is een brief met veel impact voor huurders. Woningcorporaties willen er dan ook zeker van zijn dat deze brieven op tijd worden bezorgd én gelezen. Een proces waar veel zorgvuldigheid bij komt kijken. Woningcorporatie Intermaris wil daarnaast dat huurders waarbij de huur niet in verhouding tot hun inkomen staat op de hoogte zijn van de mogelijkheid om huurbevriezing aan te vragen. In dat geval hoeft de huurverhoging niet te worden betaald. Samen met Mail to Pay koos Intermaris voor een ingenieus systeem zodat iedere huurder een zo relevant mogelijke brief ontving.
Referentie
Ymere, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, is klant van het eerste uur bij Mail to Pay. Edmond Smies, projectmedewerker Huurincasso, weet nog goed hoe bijzonder het was toen Ymere de eerste e-mails en sms-berichten met betaallinks verstuurde naar huurders met een betaalachterstand. Inmiddels gaat de samenwerking veel verder en helpt Mail to Pay Ymere onder andere met het inrichten van het incassoproces, het opstellen van flows, dataverrijkingsacties en het doorgeven en verwerken van waterstanden.
Referentie
Dat de bankrekening van studenten er niet altijd even florissant bij staat, weten ze op de afdeling Studentdebiteuren van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) maar al te goed. Bij de (maandelijkse) incasso van het collegegeld laat namelijk altijd een deel van de studenten het verschuldigde bedrag storneren.
Referentie
Bij de West-Brabantse woningcorporatie Woonkwartier staat de dienstverlening richting klanten centraal. Waar dat kan, worden processen gedigitaliseerd. Ook op de afdeling Huurincasso gaat inmiddels zo veel mogelijk digitaal. Daarvoor maakt Woonkwartier uitgebreid gebruik van de tools van Mail to Pay. “We zijn héél erg tevreden.”
Referentie
Mail to Pay verzorgt voor Budget Alles-in-1 het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand.
Referentie
Bij de afdeling Innen van Belastingsamenwerking West-Brabant vinden ze het i-de-aal: de betalingsverzoeken die ze met Mail to Pay per sms of e-mail kunnen versturen naar aangemaande belastingschuldigen. Martijn Goedhart, manager van de afdeling: “Het is laagdrempelig, werkt snel en je kunt het gehele betaalproces nauwgezet volgen. Zo kunnen belastingschuldigen zelfs op het laatste moment nog een beslaglegging voorkomen.”
Referentie
Kijken naar de mens áchter de schuld. Het is van wezenlijk belang, vinden de incassospecialisten van AGIN Timmermans. Sowieso vanuit menselijk oogpunt. Maar ook voor een succesvol incassotraject – voor alle betrokken partijen. Ze incasseren openstaande rekeningen daarom altijd op een sociaal verantwoorde manier, met een oplossing die goed is voor de opdrachtgever én zijn debiteur. “We hebben Mail to Pay helemaal gevonden hierin”, zegt directeur Rob Uytdewilligen, “op meerdere vlakken.”
Referentie
Als CTO van Mijndomein is Erich Radstake toegewijd aan het optimaliseren van de IT en operations van zijn organisatie.
Referentie
Quintes Holding is een bedrijf met ambities. Eén daarvan: een datagedreven, digitaal klantbedrijf worden. Voor het digitale incassoproces koos de verzekeringsintermediair voor de systemen van Mail to Pay.
Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?
Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.
Let's talk!