Referentie Mail to Pay automatiseert het incassotraject van Mijndomein
“Minder betaalachterstanden, meer klantbehoud en beter betaalgedrag!”
Erich Radstake, CTO Mijndomein
Als CTO van Mijndomein is Erich Radstake toegewijd aan het optimaliseren van de IT en operations van zijn organisatie.
Over Mijndomein
Zo’n veertien jaar geleden waren ze het eerste bedrijf in Nederland dat bedrijven én particulieren de gelegenheid bood om online een domeinnaam vast te leggen. Anno 2017 is Mijndomein een van de drie grootste spelers in deze markt. Een positie die ze – uiteraard - graag vasthouden. Belangrijk daarbij is het incassotraject. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen, heeft Mijndomein het proces uitbesteed aan Mail to Pay, dat het heeft gerobotiseerd.
Met bijna 584.000 domeinnamen voor zo’n 196.300 klanten gaan er dagelijks nogal wat facturen de deur uit bij Mijndomein. Facturen die niet altijd direct betaald worden. En daar zit meteen een risicomoment voor de relatie, zegt Mijndomein-CTO Erich Radstake. “Benader je een klant met een betalingsachterstand op de verkeerde manier, dan bestaat het gevaar dat je hem kwijtraakt.”
Geautomatiseerd proces
Op het moment dat het klanten niet lukt om op tijd te betalen, stuurt Mijndomein de eerste betalingsherinnering nog zelf, per e-mail. “Met daarin een vriendelijke aanmaning”, aldus Erich. “Heeft dat geen resultaat, dan zetten we het dossier door naar Mail to Pay. Dat gaat geautomatiseerd. Het enige dat wij moeten doen, is aangeven om wat voor type klant het gaat. Mail to Pay pakt het daarna op en rondt het gehele proces automatisch af.”
Mail to Pay heeft hiervoor per casetype flows ingericht, legt Erich uit. “Er gaat bijvoorbeeld eerst een mail ter herinnering naar de klant. Daarna kies je hoeveel dagen je wacht tot het volgende contactmoment én op wat voor manier dat moet plaatsvinden. Doe je een brief de deur uit, verstuur je een sms of pleeg je een telefoontje? Met al die stappen richt je per casetype een zo effectief mogelijk incassotraject in.”
Goed voor de klantrelatie
Sinds Mijndomein met Mail to Pay samenwerkt in het incassotraject, is het percentage openstaande posten enorm gedaald. “Daar zijn we natuurlijk heel erg blij mee, maar we vinden het minstens zo belangrijk dat deze aanpak ook in de relatie met onze klanten erg goed werkt”, zegt Erich. “We willen namelijk niet alleen dat de klant betaalt, maar ook dat hij klant blíjft. Een betalingsachterstand is meestal geen onwil. Dat betekent dat je heel zorgvuldig met zo’n case moet omgaan. En ondanks dat het een gerobotiseerd proces is, zijn we met deze aanpak in staat om de klant op een heel vriendelijke manier tot betaling te laten overgaan. We zien ook dat het betaalgedrag vervolgens verbetert.”
Net als Mijndomein, de openstaande posten drastisch verlagen door het incassoproces te automatiseren?
Neem contact opof bel: 085 - 273 7494
Expertise Mail to Pay
Erich prijst de deskundigheid van Mail to Pay in het incassotraject. “Behalve dat ze slimme software maken, hebben ze erg veel verstand van het incassoproces. Zo hebben ze ons ook heel goed geadviseerd over hoe je flows zo effectief mogelijk inricht. Ben je bijvoorbeeld te snel met het sturen van een betalingsherinnering of sla je de verkeerde toon aan, dan strijkt dat juist tegen de haren in. Je moet psychologisch slimme teksten gebruiken die de klant wijzen op de urgentie om te betalen, zonder diegene zich geschoffeerd te laten voelen. Ook fijn: Mail to Pay gaf aan dat een aantal van onze teksten beter konden. Het had bij ons op dat moment geen prioriteit om de teksten aan te passen, maar ze bleven ons daarop wijzen. We zijn blij dat ze dat gedaan hebben, want na de aanpassingen hebben we nóg betere incassoresultaten behaald.”
1
1
Verbeterde communicatieflows
Mijndomein is nu in staat om meerdere communicatieflows in te zetten op basis van klantsegmentering.
2
2
Een gebruiksvriendelijker incassoproces
Het incassoproces is vriendelijker geworden door de betere communicatie over de openstaande vorderingen. Dit heeft een positief effect op het behoud van klanten. Daarnaast zijn ook de betaalmogelijkheden uitgebreid en makkelijker geworden. Er kan direct worden betaald zonder in te loggen en bovendien is het betalen vanaf tablet en mobiel ook mogelijk en simpel.
3
3
Optimalisatie d.m.v. A/B-testing.
Mijndomein maakt bovendien gebruik van de mogelijkheden binnen Mail to Pay om A/B-tests te doen.
Net als Mijndomein, de openstaande posten drastisch verlagen door het incassoproces te automatiseren?
Meer referenties
Referentie
Financiële zorgen brengen veel stress met zich mee. De incassospecialisten van AGIN Timmermans snappen dat die stress ervoor kan zorgen dat betalingsafspraken soms niet worden nagekomen. Zij hanteren daarom een positieve aanpak bij het incassotraject. “Wij herinneren debiteuren op een vooraf afgesproken moment – als er nog geld op de rekening staat – heel vriendelijk aan hun betalingsafspraak”, vertelt directeur Rob Uytdewilligen. “Dat proces verloopt geheel, en naar volle tevredenheid via Cases, het platform van Mail to Pay.”
Referentie
Ideaal vinden ze het bij hypothecair dienstverlener Ingage, om de betalingsherinneringen aan hun klanten door Mail to Pay te laten verzorgen. Het hele proces gaat sneller en klanten betalen vlugger nadat ze de herinnering hebben ontvangen. “Wij kunnen ons daardoor richten op klanten die aandacht nodig hebben.”
Referentie
Het hebben van schulden veroorzaakt stress en te veel stress maakt ziek, weten ze bij Zorg en Zekerheid. En dat is nu precies wat deze zorgverzekeraar graag wil voorkomen bij zijn klanten. Het was een van de redenen voor de organisatie om over te stappen op de debiteurenbeheersoftware van Mail to Pay. Een stap waar Hoofd Financiële Zaken Stephan Swanenburg erg blij mee is. “We zitten nu bovenop het debiteurenproces.”
Referentie
Het innen van niet-betaalde incasso’s kost veel tijd en geld. Dat moet anders kunnen, vond MKB Brandstof. Via een samenwerking met Rabobank-partner Mail to Pay ontvangen ondernemers een betaallink om hun factuur alsnog snel te voldoen. Dit is hoe het werkt.
Referentie
Gemak, snelheid en efficiency. Dat waren voor wooncorporatie Woonopmaat de belangrijkste redenen om de afrekeningen voor service- en stookkosten voortaan digitaal via Mail to Pay te versturen. Een stap die de verwachtingen waarmaakte. “De voorbereiding kostte wat tijd, maar voor volgend jaar staat alles startklaar. Dan hebben we er nauwelijks omkijken naar.”
Referentie
De ene debiteur is de andere niet. En tussen zakelijke en particuliere debiteuren zit al helemáál een wereld van verschil. Dus toen afvalbedrijf HVC ook duurzame energie ging leveren – en zo een hele nieuwe, particuliere klantgroep erbij kreeg – ging Operationsmanager Leon Harrewijn op zoek naar een systeem waarmee hij de nieuwe klanten op de juiste manier kon benaderen. “Bij Mail to Pay vond ik precies wat we nodig hadden.”
Referentie
De brief over de jaarlijkse huurverhoging is een brief met veel impact voor huurders. Woningcorporaties willen er dan ook zeker van zijn dat deze brieven op tijd worden bezorgd én gelezen. Een proces waar veel zorgvuldigheid bij komt kijken. Woningcorporatie Intermaris wil daarnaast dat huurders waarbij de huur niet in verhouding tot hun inkomen staat op de hoogte zijn van de mogelijkheid om huurbevriezing aan te vragen. In dat geval hoeft de huurverhoging niet te worden betaald. Samen met Mail to Pay koos Intermaris voor een ingenieus systeem zodat iedere huurder een zo relevant mogelijke brief ontving.
Referentie
Ymere, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, is klant van het eerste uur bij Mail to Pay. Edmond Smies, projectmedewerker Huurincasso, weet nog goed hoe bijzonder het was toen Ymere de eerste e-mails en sms-berichten met betaallinks verstuurde naar huurders met een betaalachterstand. Inmiddels gaat de samenwerking veel verder en helpt Mail to Pay Ymere onder andere met het inrichten van het incassoproces, het opstellen van flows, dataverrijkingsacties en het doorgeven en verwerken van waterstanden.
Referentie
Dat de bankrekening van studenten er niet altijd even florissant bij staat, weten ze op de afdeling Studentdebiteuren van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) maar al te goed. Bij de (maandelijkse) incasso van het collegegeld laat namelijk altijd een deel van de studenten het verschuldigde bedrag storneren.
Referentie
Bij de West-Brabantse woningcorporatie Woonkwartier staat de dienstverlening richting klanten centraal. Waar dat kan, worden processen gedigitaliseerd. Ook op de afdeling Huurincasso gaat inmiddels zo veel mogelijk digitaal. Daarvoor maakt Woonkwartier uitgebreid gebruik van de tools van Mail to Pay. “We zijn héél erg tevreden.”
Referentie
Mail to Pay verzorgt voor Budget Alles-in-1 het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand.
Referentie
Bij de afdeling Innen van Belastingsamenwerking West-Brabant vinden ze het i-de-aal: de betalingsverzoeken die ze met Mail to Pay per sms of e-mail kunnen versturen naar aangemaande belastingschuldigen. Martijn Goedhart, manager van de afdeling: “Het is laagdrempelig, werkt snel en je kunt het gehele betaalproces nauwgezet volgen. Zo kunnen belastingschuldigen zelfs op het laatste moment nog een beslaglegging voorkomen.”
Referentie
Kijken naar de mens áchter de schuld. Het is van wezenlijk belang, vinden de incassospecialisten van AGIN Timmermans. Sowieso vanuit menselijk oogpunt. Maar ook voor een succesvol incassotraject – voor alle betrokken partijen. Ze incasseren openstaande rekeningen daarom altijd op een sociaal verantwoorde manier, met een oplossing die goed is voor de opdrachtgever én zijn debiteur. “We hebben Mail to Pay helemaal gevonden hierin”, zegt directeur Rob Uytdewilligen, “op meerdere vlakken.”
Referentie
Quintes Holding is een bedrijf met ambities. Eén daarvan: een datagedreven, digitaal klantbedrijf worden. Voor het digitale incassoproces koos de verzekeringsintermediair voor de systemen van Mail to Pay.
Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?
Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.
Let's talk!