Referentie Quintes Holding maakt overstap naar digitaal
“"Met Mail to Pay kunnen wij onze klanten slimme oplossingen bieden, zoals e-mandate."”
Harald Berendsen, Manager Marketing at Quintes Holding
Quintes Holding is een bedrijf met ambities. Eén daarvan: een datagedreven, digitaal klantbedrijf worden. Voor het digitale incassoproces koos de verzekeringsintermediair voor de systemen van Mail to Pay.
Bijna alle labels van Quintes Holding – Quintes Verzekeringen (Uden), Kroezen Verzekeringen (Culemborg) en Commandeur Verzekeringen (Zwagendijk) – werken sinds 2017 voor hun incassotraject met de systemen van Mail to Pay. “De implementatie van ons volmachtbedrijf Plusdiensten en het label Wiersma & Walvius (Groningen) is aanstaande”, vertelt marketingmanager Harald Berendsen.
Van 0 naar 75% digitaal
De overstap van papier naar digitaal is ontzettend belangrijk voor het bedrijf. “Verzekeren is dienstverlening”, vertelt Harald. “Communicatie is een belangrijk onderdeel van de klantreis. En terwijl mensen tegenwoordig bijna geen brievenbuspost meer ontvangen, kregen onze klanten nog héél veel post. Alleen voor ons label Kroezen Verzekeringen gaven we jaarlijks al een ton uit aan porto en papierkosten. Steeds vaker kregen we van klanten de vraag of zij onze berichten voortaan per e-mail konden ontvangen. Afgelopen jaar zijn we van nul naar 75 procent digitaal gegaan. Een flinke stap, waarmee we gemak bieden aan onze klanten én onze dienstverlening naar een hoger niveau hebben gebracht.”
Succesvolle pilot digitaal incassotraject
De transitie bevalt uitstekend, zegt Harald. “We zijn eerst gestart met een pilot bij Kroezen. Vanuit onze IT-afdeling ontvingen klanten hun factuur per pdf in een e-mail en kort daarachteraan vanuit het Mail to Pay-systeem een e-mail met daarin vereenvoudigde betaaloplossingen. Na zeven dagen kregen ze automatisch vanuit dat systeem een ‘reminder’, een geheugensteuntje, als er nog niet betaald was. Bleef betaling desondanks daarna nog uit, dan verstuurde het systeem een sms’je met een betaallink.” De pilot was direct een succes. “We zagen meteen al dat de betalingen sneller binnenkwamen. Vroeger werd circa vijftig procent van de facturen binnen de betaaltermijn betaald. Nu is dat in de zeventig procent! De volgende stap is een ‘mijn-omgeving’ waarin onze klanten zelf kunnen inloggen om hun facturen in te zien en te betalen.”
Gemak van de e-mandate
En niet onbelangrijk: de klanten reageerden zeer positief op de verandering. “Sowieso op het feit dat zij hun factuur per e-mail kregen, maar ook op het gemak waarmee zij via een e-mandate online een automatische incasso konden instellen. Ook op onze administratieafdeling werden de mensen daar heel blij van, trouwens. De automatische incasso was voorheen best een ding, met documenten die over de post heen en weer moesten. Dat gaat nu een stuk gemakkelijker. En wat wij verder heel belangrijk vinden: de berichten vanuit het Mail to Pay-systeem worden uit onze eigen naam verstuurd. Ons bedrijf bestaat sinds de jaren dertig van de vorige eeuw. Generatie op generatie is bij ons verzekerd. Dat geldt ook voor zakelijke klanten. Dan wil je niet dat zij ineens communicatie ontvangen van een betaalserviceprovider die zij niet kennen, maar gewoon van Kroezen, Quintes of Commandeur.”
Intelligente oplossingen
De keuze voor Mail to Pay is zonder meer een goede geweest, vindt Harald. “Met hun dienstverlening kunnen wij onze klanten intelligente oplossingen bieden, zoals zo’n e-mandate. Daarnaast werkt het Mail to Pay-systeem gewoon heel prettig. De interface is duidelijk en overzichtelijk. Je kunt heel gemakkelijk A/B-testen doen, rules instellen, data uploaden en templates aanpassen. Je hebt controle over het gehele proces: van het versturen van een individueel betaalverzoek tot wat je wilt doen wanneer een klant te laat betaalt. Daarnaast ben ik heel tevreden over de bereikbaarheid en het oplossend vermogen van de medewerkers bij Mail to Pay.”
“Waar ik nog meer tevreden over ben? Mail to Pay doet ook zaken met heel grote verzekeringsmaatschappijen, zoals Nationale Nederlanden. De hoeveelheid facturen die zij versturen is natuurlijk vele malen groter dan die van ons. Maar ik heb nooit het gevoel gekregen, dat wij ‘maar’ een kleine klant zijn. We worden altijd top bediend door Mail to Pay. Echt klasse!”
Meer referenties
Referentie
Financiële zorgen brengen veel stress met zich mee. De incassospecialisten van AGIN Timmermans snappen dat die stress ervoor kan zorgen dat betalingsafspraken soms niet worden nagekomen. Zij hanteren daarom een positieve aanpak bij het incassotraject. “Wij herinneren debiteuren op een vooraf afgesproken moment – als er nog geld op de rekening staat – heel vriendelijk aan hun betalingsafspraak”, vertelt directeur Rob Uytdewilligen. “Dat proces verloopt geheel, en naar volle tevredenheid via Cases, het platform van Mail to Pay.”
Referentie
Ideaal vinden ze het bij hypothecair dienstverlener Ingage, om de betalingsherinneringen aan hun klanten door Mail to Pay te laten verzorgen. Het hele proces gaat sneller en klanten betalen vlugger nadat ze de herinnering hebben ontvangen. “Wij kunnen ons daardoor richten op klanten die aandacht nodig hebben.”
Referentie
Het hebben van schulden veroorzaakt stress en te veel stress maakt ziek, weten ze bij Zorg en Zekerheid. En dat is nu precies wat deze zorgverzekeraar graag wil voorkomen bij zijn klanten. Het was een van de redenen voor de organisatie om over te stappen op de debiteurenbeheersoftware van Mail to Pay. Een stap waar Hoofd Financiële Zaken Stephan Swanenburg erg blij mee is. “We zitten nu bovenop het debiteurenproces.”
Referentie
Het innen van niet-betaalde incasso’s kost veel tijd en geld. Dat moet anders kunnen, vond MKB Brandstof. Via een samenwerking met Rabobank-partner Mail to Pay ontvangen ondernemers een betaallink om hun factuur alsnog snel te voldoen. Dit is hoe het werkt.
Referentie
Gemak, snelheid en efficiency. Dat waren voor wooncorporatie Woonopmaat de belangrijkste redenen om de afrekeningen voor service- en stookkosten voortaan digitaal via Mail to Pay te versturen. Een stap die de verwachtingen waarmaakte. “De voorbereiding kostte wat tijd, maar voor volgend jaar staat alles startklaar. Dan hebben we er nauwelijks omkijken naar.”
Referentie
De ene debiteur is de andere niet. En tussen zakelijke en particuliere debiteuren zit al helemáál een wereld van verschil. Dus toen afvalbedrijf HVC ook duurzame energie ging leveren – en zo een hele nieuwe, particuliere klantgroep erbij kreeg – ging Operationsmanager Leon Harrewijn op zoek naar een systeem waarmee hij de nieuwe klanten op de juiste manier kon benaderen. “Bij Mail to Pay vond ik precies wat we nodig hadden.”
Referentie
De brief over de jaarlijkse huurverhoging is een brief met veel impact voor huurders. Woningcorporaties willen er dan ook zeker van zijn dat deze brieven op tijd worden bezorgd én gelezen. Een proces waar veel zorgvuldigheid bij komt kijken. Woningcorporatie Intermaris wil daarnaast dat huurders waarbij de huur niet in verhouding tot hun inkomen staat op de hoogte zijn van de mogelijkheid om huurbevriezing aan te vragen. In dat geval hoeft de huurverhoging niet te worden betaald. Samen met Mail to Pay koos Intermaris voor een ingenieus systeem zodat iedere huurder een zo relevant mogelijke brief ontving.
Referentie
Ymere, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, is klant van het eerste uur bij Mail to Pay. Edmond Smies, projectmedewerker Huurincasso, weet nog goed hoe bijzonder het was toen Ymere de eerste e-mails en sms-berichten met betaallinks verstuurde naar huurders met een betaalachterstand. Inmiddels gaat de samenwerking veel verder en helpt Mail to Pay Ymere onder andere met het inrichten van het incassoproces, het opstellen van flows, dataverrijkingsacties en het doorgeven en verwerken van waterstanden.
Referentie
Dat de bankrekening van studenten er niet altijd even florissant bij staat, weten ze op de afdeling Studentdebiteuren van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) maar al te goed. Bij de (maandelijkse) incasso van het collegegeld laat namelijk altijd een deel van de studenten het verschuldigde bedrag storneren.
Referentie
Bij de West-Brabantse woningcorporatie Woonkwartier staat de dienstverlening richting klanten centraal. Waar dat kan, worden processen gedigitaliseerd. Ook op de afdeling Huurincasso gaat inmiddels zo veel mogelijk digitaal. Daarvoor maakt Woonkwartier uitgebreid gebruik van de tools van Mail to Pay. “We zijn héél erg tevreden.”
Referentie
Mail to Pay verzorgt voor Budget Alles-in-1 het zogeheten dunningtraject, het proces van herinneringen, aanmaningen en andere incassoactiviteiten richting klanten met een betaalachterstand.
Referentie
Bij de afdeling Innen van Belastingsamenwerking West-Brabant vinden ze het i-de-aal: de betalingsverzoeken die ze met Mail to Pay per sms of e-mail kunnen versturen naar aangemaande belastingschuldigen. Martijn Goedhart, manager van de afdeling: “Het is laagdrempelig, werkt snel en je kunt het gehele betaalproces nauwgezet volgen. Zo kunnen belastingschuldigen zelfs op het laatste moment nog een beslaglegging voorkomen.”
Referentie
Kijken naar de mens áchter de schuld. Het is van wezenlijk belang, vinden de incassospecialisten van AGIN Timmermans. Sowieso vanuit menselijk oogpunt. Maar ook voor een succesvol incassotraject – voor alle betrokken partijen. Ze incasseren openstaande rekeningen daarom altijd op een sociaal verantwoorde manier, met een oplossing die goed is voor de opdrachtgever én zijn debiteur. “We hebben Mail to Pay helemaal gevonden hierin”, zegt directeur Rob Uytdewilligen, “op meerdere vlakken.”
Referentie
Als CTO van Mijndomein is Erich Radstake toegewijd aan het optimaliseren van de IT en operations van zijn organisatie.
Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?
Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.
Let's talk!