Curve Light

Referentie Woonopmaat maakt digitaliseringslag

client-image

““Elektronisch versturen van nota’s is makkelijk, snel en efficiënt””

Jeroen Half, Informatieanalist


Gemak, snelheid en efficiency. Dat waren voor wooncorporatie Woonopmaat de belangrijkste redenen om de afrekeningen voor service- en stookkosten voortaan digitaal via Mail to Pay te versturen. Een stap die de verwachtingen waarmaakte. “De voorbereiding kostte wat tijd, maar voor volgend jaar staat alles startklaar. Dan hebben we er nauwelijks omkijken naar.”

Woonopmaat is de verhuurder van 8.800 woningen in Heemskerk, Beverwijk en Wijk aan Zee. Dagelijks gaan er allerlei nota’s de deur uit richting huurders. Met honderden tegelijk. Sinds april 2020 gaat dat stap voor stap digitaal via Mail to Pay. Eind vorig jaar werden de voorbereidingen getroffen om ook de afrekeningen voor de service- en stookkosten via het Mail to Pay-platform te versturen.

“Die voorbereidingen kostten best wat tijd”, blikt Jeroen Half, informatieanalist bij Woonopmaat, terug. “Het meeste werk zat in het inrichten van de templates. En je moet goed nadenken over de inhoud van de brieven. Verder moesten we ons erp-systeem op de juiste manier instellen, zodat het goed aansluit op dat van Mail to Pay. Daarna volgde een testfase. Die moet je zorgvuldig uitvoeren, want het gaat natuurlijk wel om geld. Je wilt dat het juiste bericht bij de juiste persoon terechtkomt."

Nauwelijks omkijken

Maar nadat dit deel van het proces eenmaal was voltooid, restten alleen nog de gewone werkzaamheden. “Na het uitrekenen en verwerken van de meterstanden werden de door ons berekende afrekeningen in bestanden gezet en ingelezen bij Mail to Pay”, vertelt Jeroen. “Vervolgens was het een druk op de knop en onze huurders kregen via e-mail bericht: betalen, terugkrijgen of een nulfactuur. In de e-mail stond een betaallink en ook een link naar onze website voor uitleg als er opvallende dingen aan de hand waren met de elektriciteits- of gasnota.” De volgende keren hoeft Woonopmaat alleen dit deel van het proces nog maar uit te voeren. “Voor de rest staat alles nu startklaar; komend jaar hebben we, behalve het uitrekenen en verwerken van de meterstanden, er nauwelijks omkijken naar.”

Toegankelijk archief

Het nieuwe proces verloopt een stuk makkelijker, sneller en efficiënter, zegt Jeroen. “Brieven moet je printen, sorteren, inpakken en laten bezorgen. Dat kost veel tijd. Het was iets dat we weliswaar uitbesteedden, maar dat hoeft nu niet meer. Dat scheelt ons dus ook kosten.” En er is nog een groot voordeel. “De verstuurde e-mails worden opgeslagen bij Mail to Pay en overgezet naar ons archief. Als een huurder belt met vragen, of als een collega iets wil terugzoeken, zijn de berichten heel makkelijk terug te vinden. Hiervoor was een van onze collega’s daarmee belast; die moest dan in een bepaalde map op een harde schijf gaan zoeken om dat ene bericht eruit te vissen. Dat is verleden tijd. De berichten staan óf bij Mail to Pay óf in ons archief en iedereen die de rechten heeft om ze te bekijken, kan erbij.”

Sneller betalen

De digitaliseringsslag biedt nog andere voordelen voor Woonopmaat, zegt Jeroen. “De betaallink die je in de e-mail mee kunt sturen, maakt het betaalproces veel makkelijker. Over het algemeen betalen mensen nu sneller. En het is duurzaam, want je bespaart een hoop papier. Alleen de prolongatienota’s zijn maandelijks al zo’n acht-, negenhonderd brieven.”

Reacties huurders

De huurders zijn goed meegegaan in het proces, vindt Jeroen. “We hebben de overstap vooraf in ons bewonersmagazine aangekondigd en ook op onze website gezet. Over het algemeen waren de reacties juist positief. En dan vooral over het bijkomende betaalgemak: ‘Wat fijn dat we nu via een link kunnen betalen.’ Ik heb het idee dat het vooral oudere mensen waren die eraan moesten wennen. Maar we zien gelukkig dat veel van hen er inmiddels heel goed mee omgaan.”

Brief met QR-code

De overstap naar digitale post via Mail to Pay betekent overigens niet dat er nooit meer een brief verstuurd wordt bij Woonopmaat. “In het platform van Mail to Pay kunnen we zien of een e-mail is aangekomen en gelezen wordt”, legt Jeroen uit. “Gebeurt dat niet, dan gaat er alsnog een brief met QR-code de deur uit. Zo krijgen de huurders altijd bericht van ons én de mogelijkheid om snel en makkelijk te betalen.”

Vertrek- en eerste verhuurnota’s

Behalve de eindafrekeningen voor service- en stookkosten verstuurt Woonopmaat ook de prolongatienota’s en huurverhogingsbrieven via Mail to Pay. Ook het incassoproces loopt via het Mail to Pay-platform. De volgende processen die gedigitaliseerd worden, zijn het versturen van de vertreknota’s en de eerste verhuurnota’s. Jeroen: “Zo zijn we steeds op zoek naar meer dingen die we via Mail to Pay kunnen doen. Dataverrijking, bijvoorbeeld. Of het elektronisch versturen van bulkbrieven. Ondertussen zijn we heel erg tevreden over hoe het nu gaat. We zijn zeer te spreken over de service en ondersteuning vanuit Mail to Pay. Ik kijk uit naar onze volgende stap!”

Verstuur de afrekening voor service- en stookkosten voortaan digitaal

Laat je gevens achter, dan neemt Jeroen contact met je op.

Girl in a jacket

Uw debiteurenprocessen ook automatiseren?

Met de Mail to Pay-toolkit geeft u uw medewerkers en uw organisatie gereedschappen die nodig zijn om beter, sneller en klantvriendelijker betaald te krijgen.

Let's talk!