Privacy Statement

Privacyverklaring Mail to Pay

25 mei 2018

Mail to Pay B.V. (hierna: Mail to Pay) hecht veel waarde aan jouw privacy. Onze omgang met privacy stemt overeen met de nationale wetgeving betreffende gegevensbescherming. Mail to Pay verkoopt jouw persoonlijke gegevens niet aan derden. In deze privacyverklaring leggen we uit op welke wijze Mail to Pay jouw persoonsgegevens gebruikt.

Welke gegevens verzamelen en verwerken we?
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een natuurlijk persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, zoals bijvoorbeeld jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Mail to Pay verwerkt deze persoonsgegevens van je enkel in het kader van haar zakelijke relatie met het bedrijf waar je werkzaam voor bent of werkzaamheden voor verricht.

Klanten, relaties en leveranciers
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake van de producten en diensten die Mail to Pay levert en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip het uitvoeren van activiteiten gericht op de vergroting van ons klantenbestand. De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Mail to Pay of het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om de afgesloten overeenkomst na te komen.
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Na het beëindigen van de zakelijke overeenkomst of de zakelijke relatie worden de persoonsgegevens tot maximaal zeven jaren na beëindiging van de overeenkomst jaar bewaard.

Contactformulier
Met het contactformulier kun je ons vragen stellen of aanvragen doen over de producten van en dienstverlening door Mail to Pay. Hiervoor gebruiken wij jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. De verwerking van de persoonlijke informatie is noodzakelijk om je vraag of opmerking te kunnen verwerken. Jouw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van Mail to Pay.

Nieuwsbrief
Mail to Pay houdt haar klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Mail to Pay handelt geheel conform de eisen uit de e-privacyrichtlijn. Alle ontvangers van onze nieuwsbrief hebben vooraf de mogelijkheid gekregen om verzet aan te tekenen. Ook bevat elke nieuwsbrief een mogelijkheid om je af te melden. Een andere mogelijkheid om de nieuwsbrief te krijgen is door je hiervoor actief aan te melden.

Camerabeveiliging
Op bepaalde locaties van Mail to Pay hangen camera’s. Deze hangen ter bescherming van onze bedrijfseigendommen en om eventuele incidenten te kunnen registreren. De camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard dan wel na afhandeling van een geconstateerd incidenten. De grondslag voor de verwerking van de camerabeveiliging is het gerechtvaardigd belang van Mail to Pay.

Andere partijen
Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan andere bedrijven of instanties, behalve als dat noodzakelijk is voor de dienstverlening van Mail to Pay. Het gaat hier bijvoorbeeld om toeleveranciers van Mail to Pay. Daarnaast heeft Mail to Pay enkele ICT-diensten uitbesteed aan derden.

In bepaalde gevallen is Mail to Pay verplicht om uw persoonsgegevens te verstrekken aan de lokale autoriteiten. Als we informatie met deze andere bedrijven delen, is het hen niet toegestaan de gegevens voor een ander doel te gebruiken en moeten zij ze vertrouwelijk behandelen tenzij je andere toestemming geeft.

Doorgifte
Als je ervoor kiest ons jouw persoonsgegevens te verstrekken, kunnen wij, in overeenstemming met de wettelijke voorschriften, die gegevens overdragen – indien noodzakelijk – aan de aan ons gelieerde bedrijven en onze dochtermaatschappijen of aan andere externe partijen, in het buitenland, en vanuit jouw land of rechtsgebied naar andere landen of rechtsgebieden in de wereld. Indien sprake is van gegevensoverdracht vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) naar landen buiten de EER doet Mail to Pay dat uitsluitend indien betreffende land/onderneming zich heeft geconformeerd aan de Europese regelgeving. Ingeval sprake is van gegevensoverdracht tussen de EU en de VS vindt dat uitsluitend plaats indien voldaan wordt aan de tussen de EU en VS overeengekomen privacy-shield-overeenkomt.

Cookies
Wij maken op onze Mail to Pay-websites gebruik van cookies. Dat doen we om jouw gebruikservaring op onze website te kunnen blijven verbeteren, meer inzicht in onze klanten en hun vragen te krijgen, en bijvoorbeeld om het succes van commerciële acties te kunnen peilen. Je leest hier wat voor cookies wij gebruiken, hoe we omgaan met je informatie, wie de (mogelijke) ontvangers van deze gegevens zijn en hoe je je gegevens kunt (laten) wijzigen of verwijderen. Bovenal is het belangrijk dat je weet dat Mail to Pay altijd zo zorgvuldig mogelijk met jouw online gegevens omgaat, ze nooit zo maar aan derden overhandigd, en alle data waar mogelijk anonimiseert.

Wat is een cookie? Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door je browser (zoals Internet Explorer, Chrome of Safari) op de harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Met cookies kunnen we zien dat je ons weer bezoekt. Cookies lijken op ‘gewone’ platte tekstbestanden, en kunnen daarom zelf verder niets uitvoeren, beschadigen of installeren.

Google Analytics Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Voor dit doel worden cookies geplaatst. Deze informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Wij hebben Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld. Onder meer wordt het IP-adres gepseudonimiseerd voordat dit gegeven wordt verzonden aan Google. Daarnaast hebben wij met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en het is Google daarbij niet toegestaan deze gegevens aan derden te verstrekken of voor andere Google diensten in te zetten. De maximale bewaartermijn van de cookies die middels deze dienst worden gebruikt is door ons ingesteld op 26 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van jouw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen.
Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Zie hier voor meer informatie over de opt-out regeling van Google.

Gravatar Gravatar is een functionele cookie die het mogelijk maakt om afbeeldingen in te laden op de website. Hierdoor ziet u bijvoorbeeld de foto’s van onze werknemers. Zie voor meer informatie de privacyverklaring van Gravatar.

Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat jouw gegevens bij ons voldoende beveiligd zijn door passende maatregelen te treffen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer wijzigingen worden doorgevoerd in de categorie persoonsgegevens die bewaard worden dan wel de wijze waarop deze verwerkt worden, zal deze privacyverklaring aangepast worden.

Inzage en wijzigen van je gegevens
Zodra je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kunt je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring

Je hebt als betrokkene de volgende rechten:
a) Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen.
b) Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben.
c) Het laten corrigeren en rectificeren van fouten en onjuistheden.
d) Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens.
e) Het intrekken van gegeven toestemming.
f) Bezwaar maken tegen een verwerking van persoonsgegevens.
Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen
Als je van mening bent dat wij je niet op de juiste manier helpen of op een verkeerde manier omgaan met jouw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Voor vragen omtrent privacy kun je contact opnemen met ons via e-mailadres fg@l2p.nl.