MVO door creditmanagement

Planet

Op het gebied van milieu kan creditmanagement een grote bijdrage leveren. Een groot deel van de facturen, herinneringen en aanmaningen worden nog per papier verstuurd. In enkele gevallen door de wet verplicht, maar voor het overgrote deel puur uit gebrek aan digitalisering. Digitalisering heeft een direct invloed op het gebruik van papier. Elke e-mail of SMS heeft minimaal één vel papier bespaard en bij ± 60.000 berichten wordt er zelfs een hele boom bespaard.

Uit onze vorige blog ‘Versneld Digitaal’ bleek dat digitalisering in een stroomversnelling is geraakt. Communicatie, overeenkomsten en betalingen kunnen allemaal prima digitaal plaatsvinden. Daarnaast blijkt digitalisering niet alleen een winst voor organisatie op te leveren, klanten zijn er ook bij gebaat. Klanten zullen veel gemak ervaren en dit zal klanten eerder doen besluiten om actie te ondernemen.

People

Creditmanagement kan bij het sociale onderdeel van MVO veel betekenen op het gebied van schulden. In principe moet iedereen betalen voor een dienst of product dat wordt afgenomen. Organisaties kunnen echter wel voor de aankoop bepalen of de deze betaald kan worden. Zijn er twijfels of de klant aan de betalingsverplichting kan voldoen, dan kan creditmanagement de verantwoordelijkheid nemen om de levering te blokkeren of zekerheden te regelen.

Blijft een betaling uit na een aankoop, dan volgt een (bij voorkeur digitaal) aanmaantraject om de betaling alsnog te ontvangen. Organisaties zullen proberen om de wanbetalers via verschillende kanalen te benaderen en eventuele kosten (bijv WIK) zullen hierbij voor rekening van de klant zijn. Deze kosten kunnen de wanbetalers ‘opvoeden’ om de volgende keer tijdig te betalen, maar kunnen ook de schuldenproblematiek vergroten.

Kan een klant de factuur niet betalen, dan is het zaak dit vroegtijdig te herkennen. In de ideale situatie kan de organisatie de klant nog (proactief) helpen met de betaling. Het aanbieden van een uitstel of een betalingsregeling zou een tijdelijk oplossing kunnen zijn. Indien het probleem groter is, dan kan de klant actief worden doorverwezen naar een schuldhulpinstantie.

Iedere organisatie heeft de verantwoordelijkheid er voor te zorgen haar klanten niet onnodig in de problemen te brengen door te snel het te betalen bedrag te verhogen door een matig incassoproces. Een substantiële verbetering van het incassoproces leidt tot minder probleemdossiers en daar is zowel de klant als de organisatie bij gebaat.

Profit

De kosten van het aanmaantraject voor de organisatie en klant kunnen beperkt worden door alleen doeltreffende acties uit te voeren. Door gebruik te maken van data en de inzet van machine learning kan een aanmaantraject aanzienlijk ingekort worden. De organisatie weet hiermee namelijk wanneer en met welke betaalmethode de klant het best benaderd kan worden. De klant kan eenvoudig, met de voor hem of haar ideale betaalmethode, betalen.

De verhouding tussen People en Profit staat onder druk en vraagt organisaties een balans te vinden tussen de financiële en de sociale belangen. Creditmanagement maakt onderdeel uit van de financiële afdeling, waardoor het incassoresultaat belangrijk is. Maatschappelijk verantwoord ondernemen vraagt hierdoor om het maken van lastige financiële afwegingen. Afwegingen die soms zelfs onnatuurlijk en onjuist kunnen aanvoelen.

Op basis van welke argumenten wordt bijvoorbeeld de afweging gemaakt tot het inschakelen van een externe partij? Zou het in sommige gevallen niet beter zijn om, na een effectief en klantvriendelijke aanmaningsproces, het bedrag af te boeken, ondanks dat andere klanten wel gewoon hebben betaald? Is de wanbetaling niet in eerste instantie in gang gezet door de organisatie door een aankoop door te laten gaan? Afwegingen die een organisatie continu zal moeten evalueren.